Google Drive è uno dei più popolari dispositivi di cloud storage, insieme a Dropbox, Microsoft OneDrive e Apple iCloud. In questo articolo, mostriamo 10 consigli per rendere l'uso del cloud storage più efficace e sicuro, anche per l'home office.
Google Drive può essere utilizzato tramite l'interfaccia web attraverso il link drive.google.com, ma può anche essere integrato tramite un client per PC. Il client può essere scaricato direttamente tramite l'interfaccia web. Dopo l'installazione, l'accesso viene effettuato con l'account Google.
Quindi la sincronizzazione tra Windows e Google Drive può avvenire nel client. A differenza di altri dispositivi di archiviazione cloud, l'agente Windows per Google Drive, oltre a sincronizzare i dati, include anche la possibilità di salvare i dati locali nel cloud. L'installazione avviene tramite procedure guidate e viene completata rapidamente.
Tip 1: il client Windows di Google Drive non permette il login
A seconda della versione di Windows utilizzata, può succedere che dopo aver avviato l'installazione di Google Backup & Sync, il login con l'account Google non sia possibile. Il messaggio di errore "Questo browser o app potrebbe non essere sicuro. Usa un altro browser".
In questo caso, il link "Accedi invece al tuo browser" ti aiuterà. Dopo l'accesso al browser utilizzato e l'assegnazione dei permessi per Google Backup & Sync, un messaggio appare nel browser che la configurazione è completa. Solo quando il browser segnala il completamento con successo, Google Drive può essere configurato ulteriormente.
Suggerimento 2: configurare correttamente il backup e la sincronizzazione
Google Backup & Sync consiste di due componenti. Un componente può eseguire il backup delle directory locali del computer Windows su Google Drive. Il secondo componente è responsabile della sincronizzazione dei dati in Google Drive con Windows. Qui bisogna fare molta attenzione durante l'allestimento.
L'installazione guidata configura la funzione di backup al passo 2 "Il mio computer". Se non vuoi usare la funzione di backup, devi disattivare le cartelle e deselezionare le caselle di controllo predefinite. Nel passo 3, "Google Drive", si imposta quali dati da "Risorse del computer" in Google Drive sono sincronizzati con Windows e in quale directory locale i dati devono essere sincronizzati.
Per cambiare le impostazioni in seguito, clicca sull'icona di Google Drive nell'area tray della barra delle applicazioni. Tramite la voce di menu con i tre punti sul lato destro e la selezione di "Impostazioni", Backup & Sync può essere regolato successivamente. Il backup è impostato tramite "Risorse del computer". Google Drive" serve per impostare la sincronizzazione. Tramite "Impostazioni", si impostano le opzioni che si applicano a entrambe le parti dello strumento.
Suggerimento 3: gestire e condividere lo spazio di archiviazione in Google Drive con Google One
Per mezzo di Google One, la gestione delle varie funzioni di Google che sono collegate a un account, compreso Google Drive, avviene. Anche lo spazio di archiviazione può essere condiviso qui. Le opzioni per questo possono essere trovate sotto "Storage". Inoltre, gli abbonamenti possono essere gestiti qui per acquistare ulteriore spazio di archiviazione. Per rilasciare l'archiviazione, è disponibile il link "Release account storage".
Tip 4: Caricare con Drag & Drop
Nel client web, i file possono anche essere caricati semplicemente trascinandoli. Per fare questo, un file viene cliccato con il mouse e trascinato nella finestra del browser. Google Drive carica quindi il file automaticamente. Lo stato del caricamento e il completamento con successo vengono visualizzati nella finestra del browser.
Tip 5: Più sicurezza: Gestisci i permessi delle app
Con il tempo, è abbastanza possibile che varie app che gli utenti utilizzano abbiano accesso a Google Drive. L'accesso dovrebbe essere controllato regolarmente nelle impostazioni. Nel browser web, le impostazioni per questo possono essere viste attraverso il simbolo della ruota dentata e la selezione di "Manage settingsApps". Le app che non sono più utilizzate dovrebbero essere rimosse qui.
Tip 6: Tieni d'occhio la cronologia delle versioni dei file
Se i documenti vengono salvati e modificati direttamente in Google Drive, Google Drive salva diverse versioni. Quando si apre un documento, questa storia può essere visualizzata tramite "File version history". Le modifiche involontarie, per esempio quando diversi utenti lavorano con un documento, possono essere rintracciate e ripristinate a questo punto.
Suggerimento 7: Salva i file criptati
Per impostazione predefinita, Google Drive non consente l'archiviazione di dati criptati. Tuttavia, con strumenti aggiuntivi gratuiti, i dati possono essere criptati dai PC e memorizzati in Google Drive in forma criptata. I tre strumenti Boxcryptor, Cryptomator e CryptSync sono particolarmente utili qui. Inoltre, c'è l'add-on "Secure File Encryption".
Tip 8: Modificare i documenti offline
Con l'estensione Google Chrome Google Docs Offline, i documenti di Google Drive possono essere modificati anche offline, cioè completamente senza una connessione internet.
Tip 9: Convertire i file o aprirli con Google Docs
Utilizzando il menu contestuale dei file, questi possono essere aperti in Google Drive con uno dei programmi selezionati o convertiti. Per esempio, i file PDF possono essere aperti online con Google Docs. Le funzioni sono disponibili tramite il menu contestuale sotto "Apri con". La conversione richiede un account con CloudConvert. Il servizio deve anche avere accesso a Google Drive.
Tip 10: Abilita l'autenticazione multifattoriale
Per una maggiore sicurezza, l'autenticazione multifattoriale dovrebbe essere abilitata anche per gli account Google. Questo assicura che nessuna persona non autorizzata possa accedere ai dati in Google Drive. Le impostazioni per questo sono fatte nella configurazione dell'account Google attraverso la voce di menu "Sicurezza". Si può accedere direttamente alle impostazioni con il link myaccount.google.com/security. L'opzione "Conferma in due fasi" serve per impostare l'opzione. Anche Google Authenticator e Microsoft Authenticator possono essere usati qui.