Il modo migliore per inviare più file tramite posta elettronica è utilizzare un file ZIP. I file ZIP sono come cartelle in cui il contenuto viene compresso a una dimensione appropriata per un allegato di posta elettronica. Ci sono due passaggi per questo processo: (1) creare il file ZIP e (2) inviarlo. Puoi inviarlo tramite qualsiasi client di posta, sia offline come Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird, sia online come Gmail o Yahoo Mail.
Se provi spesso a inviare allegati di grandi dimensioni e finisci per dover creare file ZIP per comprimerli, considera invece l'utilizzo di un servizio di archiviazione cloud. Questi servizi di solito possono gestire file molto più grandi di quelli supportati dal provider di posta elettronica medio.
Perché la compressione ha senso
La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica ha un limite alla dimensione di ogni messaggio, inclusi il corpo e l'intestazione, più eventuali allegati. Se si supera il limite, ad esempio quando si inviano più allegati di grandi dimensioni contemporaneamente, non è possibile inviare il messaggio oppure è necessario inviare più messaggi per separare gli allegati.
Tuttavia, se comprimi i file in un file ZIP, occupano meno spazio, consentendoti di inviare comunque i file desiderati con un solo messaggio di posta elettronica. Molti documenti possono essere compressi fino al 10% della loro dimensione originale. Come bonus aggiuntivo, la combinazione di più file in un file ZIP li raggruppa tutti ordinatamente in un unico allegato.
Come creare un file ZIP
Esistono numerosi modi per creare un file ZIP e il processo è diverso per ogni sistema operativo. Ecco un modo per creare un file ZIP in Windows.
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Dal desktop, fai clic con il pulsante destro del mouse su uno spazio vuoto e scegli Nuovo > Cartella compressa (zippata).
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Assegna un nome al file ZIP come preferisci. Questo nome verrà visualizzato quando invii il file ZIP come allegato.
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Trascina e rilascia i file e / o le cartelle che desideri includere nel file ZIP. Gli elementi possono includere documenti di testo, immagini, video, file musicali o qualsiasi altra cosa che desideri inviare.
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Il file ZIP è ora pronto per l'invio.
Un altro metodo per creare file ZIP consiste nell'utilizzare un programma di archiviazione file come 7-Zip o PeaZip.
Come inviare un file ZIP tramite posta elettronica
Ora puoi allegare il file ZIP a un messaggio di posta elettronica. Poiché la creazione di un file ZIP è un processo unico per ogni sistema, ogni client di posta elettronica ha il proprio metodo per inviarli. Tuttavia, l'invio di un file ZIP tramite e-mail comporta gli stessi identici passaggi dell'invio di qualsiasi file tramite e-mail. Quindi, se sai come inviare, ad esempio, un documento Word come allegato, seguirai esattamente gli stessi passaggi per inviare un file ZIP.
Come solo un esempio di passaggi specifici, ecco come è fatto in Gmail.
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Componi il tuo messaggio di posta elettronica normalmente. Nella parte inferiore della finestra di composizione, seleziona Allega i file (l'icona della graffetta).
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Dal tuo disco rigido, seleziona il file ZIP.
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Nella parte inferiore della finestra di composizione, vedrai il nome del tuo file ZIP. Selezionare Invia.
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Il destinatario vedrà il file ZIP come un normale allegato.
