Quando i Sumeri iniziarono a incidere informazioni su tavolette di pietra, non dovevano preoccuparsi dei problemi di compatibilità. Ma non potrebbero nemmeno avviare una ricerca full-text con ECM.
Quando si tratta di documenti, un punto molto centrale è la loro archiviazione. E chiunque abbia mai provato ad aprire vecchi file di Office creati con una suite per ufficio di cui ci sono state più di due versioni successive dal salvataggio conosce il problema dell'incompatibilità di versione.
Mentre le tavolette di pietra a volte conservano informazioni per millenni, i moderni supporti di dati riescono a gestire solo anni o decenni. E anche se il problema del portatore di dati è risolto, si può ancora avere a che fare con le incompatibilità software di cui sopra.
Problem solvers ECM e DMS
Il software per ECM (enterprise content management) e DMS (document management system) protegge da entrambi i problemi. Il DMS si concentra sulla gestione dei documenti con funzioni speciali, come il check-in e il check-out o le opzioni di versioning. L'ECM, al contrario, non è un software nel senso di una singola applicazione, ma piuttosto un concetto che comprende l'amministrazione, lo stoccaggio, l'elaborazione, l'acquisizione e l'archiviazione di - in generale - informazioni aziendali. Oltre al DMS, alla gestione dell'input e dell'output, si considerano anche aree periferiche come la gestione dei contenuti web per il sito aziendale. Un punto molto centrale di entrambi, cioè il software EMC e DMS, è l'archiviazione a lungo termine, attraverso la quale i dati possono ancora essere aperti tra anni.
Metadati: Dati su dati
Con i file TIFF, il problema della compatibilità può essere aggirato, ma l'utente rinuncia alla comodità di una ricerca full-text. I formati di immagine come TIFF G4 o JPEG memorizzano tutto il contenuto della pagina come pixel di immagine. Questo è un grande svantaggio quando si lavora con i documenti elettronici in seguito. Per questo motivo, i sistemi ECM preferiscono utilizzare formati di file in cui, da un lato, vengono memorizzati i metadati che includono il contenuto del testo e, dall'altro, le informazioni di layout sono fornite in modo tale da mantenere la fedeltà dell'originale.
PDF/A e XPS
Il legislatore non prescrive un formato, ma descrive solo i requisiti dei revisori fiscali. Così, la discussione sul formato ruota intorno al PDF/A (A sta per Archiviazione) indipendente dalla piattaforma e al formato di archiviazione XPS di Microsoft, il concorrente del PDF. Ora è possibile salvare da Microsoft Office in entrambi i formati dopo aver installato i plug-in appropriati.