Gli strumenti per il flusso di lavoro sono sistemi di gestione delle informazioni utilizzati da knowledge worker, team collaborativi e organizzazioni per costruire, supportare e ottimizzare il proprio flusso di lavoro.
Questi strumenti software consentono agli utenti di progettare facilmente il proprio flusso di lavoro utilizzando un'interfaccia che include comandi di scelta rapida, editor low-code e drag-and-drop. Gli strumenti del flusso di lavoro sono progettati per essere intuitivi, quindi gli utenti dedicano meno tempo all'apprendimento del sistema e possono implementare rapidamente il flusso di lavoro per creare prodotti, fornire servizi e informazioni sui processi.
Gli strumenti per il flusso di lavoro consentono ai team o alle aziende di documentare i processi in modo che possano eseguire attività ricorrenti più velocemente. Un flusso di lavoro può essere semplice, ad esempio alcune sequenze lineari di passaggi, oppure può essere complesso, in cui più rami di lavoro procedono simultaneamente a seconda dello stato corrente degli elementi di lavoro. Questi strumenti supportano gli utenti mostrando dove si trova un particolare elemento di lavoro, come un'attività o un documento, all'interno del flusso di lavoro. Il processo di lavoro diventa più trasparente man mano che lo stato o la fase di un elemento di lavoro diventa più visibile.
I flussi di lavoro fanno parte degli strumenti di gestione dei processi aziendali (BPM), che danno uno sguardo di livello superiore agli obiettivi aziendali e al modo in cui i flussi di lavoro si integrano. Il software di gestione dei progetti con funzionalità di collaborazione può essere utilizzato anche come strumenti del flusso di lavoro perché mostrano lo stato, l'avanzamento e altri dettagli di attività e elementi di lavoro.
Quando un flusso di lavoro viene gestito utilizzando gli strumenti del flusso di lavoro, gli utenti possono ottenere misurazioni su determinati punti del flusso di lavoro o alla fine di esso. I dati misurati possono essere confrontati e confrontati con stime o dati storici per determinare se un flusso di lavoro è ottimizzato per cose come tempo e qualità. La maggior parte degli strumenti è dotata di funzionalità di reporting che forniscono informazioni visive istantanee, granulari e frequenti tramite grafici e tabelle. Molti fornitori stanno incorporando strumenti analitici per fornire rapporti e previsioni più accurati.
Un'altra tendenza dell'innovazione è la capacità di automatizzare parti del flusso di lavoro. Più sistemi ora consentono agli utenti di automatizzare passaggi o attività ripetitivi, impostare notifiche o promemoria pianificati e inviare rapporti regolari. La comunicazione è anche una componente integrante di un flusso di lavoro fluido e gli strumenti del flusso di lavoro ora sono dotati di sistemi di messaggistica integrati. Funzionalità come analisi, automazione dei processi e strumenti di messaggistica aiutano gli utenti a introdurre miglioramenti al loro flusso di lavoro, ridurre le ridondanze e migliorare la collaborazione.
La maggior parte degli strumenti del flusso di lavoro è in grado di integrarsi con altre applicazioni e servizi. Questa è una funzionalità importante perché i flussi di lavoro spesso coinvolgono altre applicazioni come strumenti di vendita o di marketing e possono dipendere da un input, un trigger o un segnale che esce dai confini di un team, reparto o organizzazione. La capacità degli strumenti del flusso di lavoro di connettersi con altri sistemi può comportare un minor numero di risorse utilizzate, processi semplificati e risultati di qualità superiore.