Lentamente, la carta sembra scomparire nelle aziende e gli strumenti di comunicazione e collaborazione digitale stanno guadagnando importanza, secondo un sondaggio di Bitkom. Per la prima volta, si dice che ci siano più fatture digitali che cartacee.
Se si vuole attribuire qualcosa di positivo a Corona, è forse che la digitalizzazione è avanzata rapidamente a causa della pandemia. E con esso, anche il punto di vista delle aziende sulla digitalizzazione è cambiato notevolmente. Solo il 12% delle aziende con 20 o più dipendenti intervistate da Bitkom dubita ancora dei benefici economici della digitalizzazione. All'inizio della pandemia, un anno fa, il 27 per cento ha detto che non era chiaro sui benefici, due anni fa era addirittura il 34 per cento. Allo stesso tempo, il 64% afferma che le tecnologie digitali aiutano l'azienda ad affrontare la pandemia. E in quasi tutte le aziende (95%), la digitalizzazione dei processi aziendali è diventata più importante come risultato di Corona.
"Corona ha portato a una spinta alla digitalizzazione nella mente delle persone. Ora dobbiamo riuscire a portare avanti la digitalizzazione anche nella pratica", dice il presidente di Bitkom Achim Berg. "Coloro che si organizzano digitalmente non solo possono sopravvivere meglio ai tempi di crisi, ma ne beneficeranno anche in un periodo successivo alla chiusura."
A proposito dello studio
La base dei dati è un sondaggio condotto da Bitkom Research per conto dell'associazione digitale Bitkom. Nel processo, 502 aziende con 20 o più dipendenti in Germania sono state intervistate per telefono nei mesi di marzo e aprile 2021. Il sondaggio è rappresentativo.
Acceleratore e freno della digitalizzazione allo stesso tempo
Finora, due terzi delle aziende hanno superato la crisi Corona molto male (38%) o piuttosto male (28%), solo un terzo piuttosto bene (26%) o molto bene (5%). Il 23% crede che uscirà più forte dalla pandemia di Corona, ma più di uno su tre (38%) vede la propria esistenza minacciata dalla pandemia.
"La pandemia sta aprendo una spaccatura di digitalizzazione nell'economia tedesca", dice Berg. Così, il 47% delle aziende intervistate ha avviato progetti di digitalizzazione in ritardo a causa di Corona, ma per il 52% i progetti di digitalizzazione sono stati messi in attesa a causa di Corona. E la metà delle aziende (46%) si vede come pioniere nella digitalizzazione dei processi commerciali e amministrativi, mentre l'altra metà (50%) è in ritardo. "La crisi di Corona sta spingendo la digitalizzazione in un'azienda su due e allo stesso tempo la sta rallentando nelle altre. Corona è sia un acceleratore di digitalizzazione che un freno alla digitalizzazione", dice Berg. "Non dovremmo accettare questo. Non dobbiamo lasciare indietro nessuna azienda quando si tratta di digitalizzazione. La digitalizzazione deve essere in cima all'agenda di ogni azienda. Dove attualmente manca il potere, la politica è chiamata a fornire misure di supporto efficaci."
Ma le soluzioni digitali per l'ufficio hanno ancora un potenziale
Lo studio mostra anche che le soluzioni digitali per l'ufficio sono arrivate trasversalmente nelle aziende, ma c'è ancora molto potenziale nell'uso delle singole applicazioni. Così, il 93% dice di usare soluzioni individuali come CRM, ECM o ERP, mentre un altro 4% sta pianificando o discutendo il loro uso. Tuttavia, solo il 48% usa soluzioni digitali per digitalizzare i documenti, il 44% usa la gestione del flusso di lavoro, per esempio per i processi di approvazione, e il 41% usa archivi elettronici e gestione dei documenti. La gestione dell'output, per esempio, per la generazione di documenti, è usata dal 35%, il 27% ha introdotto soluzioni digitali per la ricerca interdipartimentale di informazioni aziendali e il 21% usa la firma digitale.
Nei prossimi anni, l'uso potrebbe aumentare significativamente. Per esempio, il 39 per cento sta pianificando o discutendo l'introduzione di soluzioni di gestione dell'output, il 38 per cento di gestione del flusso di lavoro, il 37 per cento di ricerca interdivisionale di informazioni aziendali, il 34 per cento di archiviazione elettronica e gestione dei documenti, il 33 per cento di digitalizzazione dei documenti e il 30 per cento di soluzioni di firma digitale. E nell'anno in corso, il 42% vuole investire nella digitalizzazione dei propri processi aziendali e amministrativi. Tra le grandi aziende con 500 o più dipendenti, la quota è ancora più alta al 59 per cento.
L'addio alla carta
Durante la pandemia di Corona, molte aziende stanno dicendo addio alla carta. Nel 62% delle aziende si stampano meno documenti rispetto a un anno fa, e solo nell'8% ce ne sono di più. Un anno fa, il 49% aveva già ridotto il numero di stampe, il 15% le aveva aumentate. E anche nei processi d'ufficio e amministrativi, la carta gioca ancora il ruolo dominante solo in un'azienda su quattro (23%): nel 6% praticamente tutto è su carta, nel 17% circa tre quarti. Al contrario, i processi senza carta sono completamente implementati nel 7% e circa tre quarti nel 27%. Nel 40% delle aziende, i processi senza carta e quelli basati sulla carta sono più o meno equilibrati.
Nella fatturazione, Corona ha avviato un cambiamento d'epoca. Per la prima volta, le fatture vengono emesse prevalentemente in modo digitale e non più su carta. Un'azienda su tre (32%) emette fatture prevalentemente o esclusivamente per via elettronica, solo il 19% lo fa prevalentemente o esclusivamente su carta. Un anno fa, il 24% aveva usato prevalentemente fatture elettroniche, ma il 33% usava principalmente la carta. Cinque anni fa, anche solo il 18% era elettronico, ma il 58% cartaceo. "Anche la classica fattura cartacea è in ritirata. I vantaggi delle fatture digitali sono evidenti: la fatturazione e l'elaborazione diventano più facili e veloci, le aziende risparmiano sulle spese postali e sulle risorse di personale e, soprattutto, proteggono l'ambiente perché si usa meno carta e si eliminano i percorsi di trasporto", dice Berg.
Messenger, strumenti di collaborazione e videochiamate
La comunicazione digitale sta diventando sempre più importante nelle aziende. Nella pandemia di Corona, l'uso di messaggeri e strumenti di collaborazione come Teams e Slack per la comunicazione interna ed esterna in particolare è aumentato bruscamente. Per esempio, due terzi (66%) usano spesso i servizi di messaggeria, rispetto al 50% di un anno fa e al 37% di tre anni fa. E il 45 per cento usa spesso strumenti di collaborazione, dal 36 per cento di un anno fa. Anche le videoconferenze sono diventate uno standard nella pandemia. Due terzi (67%) li usano frequentemente, contro il 61% di un anno fa all'inizio della pandemia e solo il 48% di tre anni fa. Anche l'uso dello smartphone è di nuovo in aumento, all'89 per cento, rispetto all'81 per cento (2020) e al 51 per cento (2018) ad alto livello. Non c'è quasi nessun cambiamento rispetto all'anno precedente con il 30 per cento per i social media (2020: 29 %, 2018: 25 %) - e invariato tutte le aziende usano frequentemente l'email.
C'è uno sviluppo inverso per i canali di comunicazione classici. La posta ordinaria è usata frequentemente dal 60 per cento, in calo dal 56 per cento nel 2020 ma ancora dal 71 per cento nel 2018. E il fax è usato frequentemente solo dal 43 per cento di tutte le aziende, in calo dal 49 per cento di un anno fa e dal 62 per cento di due anni fa.
C'è una mancanza di know-how digitale
Il ritmo della digitalizzazione è attualmente frenato dalla mancanza di competenza digitale nelle aziende. Per esempio, solo il 56% ha ancora il personale necessario per guidare la digitalizzazione dei processi aziendali e amministrativi. Un anno fa, il 72% delle aziende aveva ancora un numero sufficiente di dipendenti competenti dal punto di vista digitale. Tuttavia, solo il 64% investe nella formazione e nel perfezionamento digitale dei propri dipendenti - dopo il 70% dell'anno precedente. E solo poco meno della metà delle aziende (54%) ha il management con le competenze digitali necessarie per portare avanti i processi di digitalizzazione. "Laddove la digitalizzazione sta diventando sempre più importante per le aziende e deve essere portata avanti con più forza, la mancanza di know-how è più evidente che mai. Questo rende ancora più importante diventare attivi e qualificare prontamente la forza lavoro", dice Berg. "La direzione deve entrare in questo processo in modo autocritico: Se c'è una mancanza di competenza nella suite esecutiva, i team di digitalizzazione dovrebbero sicuramente essere creati e, se necessario, dovrebbe essere portato un aiuto esterno."
I maggiori ostacoli che le aziende vedono per la digitalizzazione della propria azienda sono una mancanza di standard (64%) e requisiti di protezione dei dati troppo elevati (63%). Ma anche le norme giuridiche generali ostacolano i progetti di digitalizzazione (47%), come l'obbligo della forma scritta. Anche i problemi di sicurezza ostacolano la digitalizzazione. Per esempio, il 61% delle aziende ha paura dell'accesso non autorizzato ai dati sensibili dell'azienda, il 57% cita requisiti di sicurezza IT troppo alti dal punto di vista dell'azienda e il 49% teme la perdita di dati. E infine, c'è anche una mancanza di denaro. Il 57 per cento lamenta la necessità di troppi investimenti, il 55 per cento non ha tempo, il 42 per cento sente la mancanza di una consulenza esterna e il 39 per cento vede una resistenza generale nell'azienda contro la digitalizzazione.