I “robot software” conquistano la vita quotidiana in ufficio

Un'occhiata nel database, un'occhiata comparativa nella lista Excel, copia e incolla se c'è una discrepanza, poi viene inviata una mail standard sul processo. La routine dell'ufficio può essere una rottura. I "robot software" sono poco emotivi in questo senso, già in negozio prima del capo e mai malati.

Sotto il termine collettivo RPA (Robotic Process Automation), il software programmato sta attualmente conquistando la vita quotidiana in ufficio. I "robot software" assumono compiti ripetitivi e basati su regole, nel senso di macro trasversali e trasversali alle applicazioni. I compiti che le soluzioni RPA possono assumere nell'ufficio acquisti di un'azienda, per esempio, includono:

• Colmare le interruzioni dei media nei preventivi trasferendo i dati principali in presentazioni panoramiche uniformi.

• Un controllo di validità dei numeri delle tasse sulle vendite potrebbe essere automatizzato da un robot software.

• Nella verifica delle fatture, la maggior parte del lavoro coinvolto, dalla posta in arrivo all'autorizzazione, può essere automatizzato.

• La manutenzione dei database - che si tratti di dati dei clienti o dei prodotti - può essere presa in carico dal robot in termini di corrispondenza di una raccolta di dati esistente con una fonte esterna.

RPA contro BPM

Oltre a RPA, BPM (Business Process Management, noto anche come "dark processing") è un metodo per ottimizzare i processi. Alexander Steiner, Chief Solution Architect di meta:proc, descrive le differenze come segue: "Mentre i robot software si rendono utili come colleghi intelligenti in azienda con RPA, il BPM serve piuttosto ad analizzare, modellare e migliorare tutti i processi aziendali in modo mirato. Entrambi i metodi possono quindi essere applicati con lo stesso obiettivo, ma sono implementati con strategie diverse - RPA più di fatto, con robot che prendono il posto di noiose routine d'ufficio, e BPM più strategicamente, con processi più efficienti e snelli alla fine. "La modellazione dettagliata di tutti i processi, la loro esecuzione mirata e il loro monitoraggio, e il miglioramento continuo sono gli elementi centrali". In questo modo, il metodo BPM supporta i responsabili nell'ottenere una visione d'insieme, ridefinire, mappare e infine coordinare i processi - anche per quanto riguarda i dipendenti.

Far funzionare il software

Torniamo ai robot software, che i produttori presentano naturalmente come nuovi impiegati che si occupano di compiti noiosi piuttosto che come concorrenti sul mercato del lavoro d'ufficio: "Gli impiegati virtuali assumono dall'utente la gestione di singole interfacce utente o addirittura di interi processi aziendali, compreso l'uso delle interfacce utente associate come mouse e tastiera", spiega Steiner. "Il software funziona attraverso le applicazioni e si integra con interfacce di programmazione delle applicazioni (API), interfacce REST, automazione dell'interfaccia utente (UIA) e riconoscimento automatico di immagini, modelli e testo su tutte le superfici del computer". Con l'aiuto dell'automazione, i lavoratori guadagnano più tempo libero per compiti che richiedono interazioni individuali e giudizi emotivi. I robot software imitano e ottimizzano i processi aziendali in tutte le aree 24 ore su 24 con un margine di errore che si avvicina allo zero.

Mercato in crescita

La prospettiva di poter impiegare lavoratori quasi impeccabili (virtuali) per compiti di routine senza costi salariali e non salariali è intrinsecamente attraente da una prospettiva aziendale. In questo contesto, il mercato internazionale della Robotic Process Automation sta crescendo rapidamente. Secondo gli analisti di "MarketsandMarkets", il tasso di crescita annuale del fatturato è attualmente intorno al 30%. I ricercatori di mercato di "Grand View Research" prevedono che una dimensione di mercato di circa 7,5 miliardi di dollari dovrebbe essere raggiunta entro il 2024.

Impiegati virtuali dai bot

Il fornitore tedesco di RPA "Another Monday" ha il portafoglio ordini pieno e si sta espandendo. La tecnologia del fornitore è usata per controllare la più grande bot farm del mondo, che attualmente ha più di 3,9 milioni di transazioni al mese, sostiene la società. Questo corrisponde a circa 1.850 dipendenti virtuali a tempo pieno, ognuno dei quali - a seconda del compito - è composto da molti bot individuali. L'azienda, che ha sede a Colonia in Germania, ha filiali a Vienna (Austria), Muntelier (Svizzera) e Kerkrade (Paesi Bassi) e si sta espandendo con due nuove sedi a Parigi e Londra.

Carta e intelligenza artificiale (AI)

Lo studio IDC "Future of Work" di settembre di quest'anno prevede una grande spinta per l'ufficio senza carta attraverso flussi di lavoro basati sull'AI. Secondo lo studio, il miglioramento dei flussi di lavoro digitali nel contesto della gestione dei documenti (DMS) e delle soluzioni di gestione dei contenuti aziendali (ECM) porterà molto sollievo alla routine di lavoro quotidiana e allo stesso tempo bandirà molta carta e scartoffie dall'azienda. Secondo lo studio IDC, "le funzionalità AI e Robotic Process Automation (RPA)" sono identificate come le tecnologie di base che alla fine diventeranno il motore della digitalizzazione.

Campo d'affari lucrativo

In futuro, le aziende del segmento ECM, DMS e piattaforme di dati sono al sicuro sullo sfondo della progressiva automazione dei processi digitali solo se hanno il tema della RPA nel loro radar. Perché i "robot software" hanno conquistato da tempo la vita quotidiana in ufficio. L'argomento RPA offre al canale IT la possibilità di posizionarsi come consulente nel campo dei "processi digitali" e di trasformare il know-hox in denaro.